Komponenten für Geschenksets anliefern: Teillieferungen, Fehlmengen, Reserve und Wareneingang beim Co-Packer

Ein Geschenkset besteht aus 2–8 Komponenten, und fast nie kommen sie vom selben Absender: Die Produkte liefert Ihre Produktion oder Ihr Zentrallager, die Faltschachteln Ihr Verpackungshersteller, Karten und Banderolen eine Druckerei, Bänder und Seidenpapier ein Großhändler. Konfektionieren lässt sich erst, wenn alles da ist – und genau hier entscheidet sich, ob eine Aktion pünktlich im Handel steht. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie Teillieferungen planen, was beim Wareneingang eines Co-Packers passiert, wie viel Reserve sinnvoll ist und wie wir mit Fehlmengen und Bruch umgehen.

Wer liefert bei einem Geschenkset welche Komponente an?

Eine typische Verteilung bei einem Set in der Faltschachtel mit Einlage:

Schachteln, Einlagen, Schleifen und Karten stellen wir nicht selbst her, und gedruckt wird bei uns nichts: Das Material kommt von Ihrem Verpackungshersteller oder Ihrer Druckerei, oder wir kaufen es exakt nach Ihren Vorgaben ein und legen die Einkaufsbelege der Rechnung bei. Für uns ist es gleich, ob die Ware von Ihnen, von Ihrem Verpackungshersteller oder aus einem externen Lager kommt – wichtig ist, dass jede Sendung eindeutig einem Auftrag zugeordnet werden kann.

Wie planen Sie Teillieferungen, damit die Linie nicht steht?

Teillieferungen sind bei Geschenksets die Regel, nicht die Ausnahme. Damit sie nicht zum Problem werden, helfen vier Absprachen:

1. Erste Charge vollständig: Für das Erstmuster und den Serienstart müssen alle Komponenten der ersten Charge da sein. Das Erstmuster mit gemessener Zeit je Arbeitsschritt und Foto erhalten Sie am Tag des Wareneingangs, sobald alle Komponenten der ersten Charge da sind; nach Ihrer Fotofreigabe startet die Serie am Folgetag.
2. Verpackung vor den Produkten: Schachteln und Einlagen brauchen zwar viel Platz, doch ohne sie lässt sich nichts bemustern. Kommen Produkte zuerst, warten sie im Lager.
3. Avis mit Lieferschein: Jede Sendung meldet der Absender vorab mit Auftragsbezug, Artikelnummer, Menge je Karton und Zahl der Paletten. Das spart am Tor Zeit und Rückfragen.
4. Anlieferfenster: Wareneingang ist in Moravská Třebová Mo–Fr 7:00–14:00 Uhr; an den übrigen Standorten nach Vereinbarung. Wenn Sie möchten, holt eine von uns gebuchte Partnerspedition die Teile bei Ihren Lieferanten ab; gebucht ist sie spätestens 24 Stunden nach Ihrem Auftrag.

Bei Serien über mehrere Wochen planen wir mit Ihnen Chargen: Die erste Charge startet, sobald ihre Komponenten vollständig sind, weitere folgen mit den nächsten Teillieferungen. So können fertige Sets schon an den Handel gehen, während die letzten Produkte noch unterwegs sind.

Was passiert beim Wareneingang eines Co-Packers?

Jede Palette durchläuft bei uns dieselben Schritte, egal von welchem Absender sie kommt:

• Sichten und wiegen: Palette auf die Palettenwaage, Zustand von Folie und Kartons ansehen, Schäden fotografieren.
• Zählen: Kartons je Palette zählen, Inhalt je Karton stichprobenartig nachzählen, bei Einzelteilen wie Karten nach Gewicht hochrechnen.
• Buchen: Jede Teillieferung wird je Komponente digital gebucht – so sehen Sie jederzeit, was da ist und was fehlt.
• Abgleichen: Die gebuchte Menge wird mit der Stückliste und der geplanten Stückzahl verglichen, einschließlich Reserve.
• Melden: Fehlmengen, Falschlieferungen und beschädigte Kartons melden wir noch am selben Tag, mit Foto und Bezug auf den Lieferschein.

Diese Buchung ist die Grundlage für das spätere Protokoll je Charge: Stückzahl, Komponentenverbrauch, Fehlmengen und Bruch lassen sich nur belegen, wenn der Eingang sauber erfasst ist.

Wie viel Reserve je Komponente ist sinnvoll?

Bitte planen Sie je Komponente 3–5 % Reserve ein (Richtwert) – für das Erstmuster, für Bruch und für Teile mit Druck- oder Formfehlern. Wo innerhalb dieser Spanne Sie liegen sollten, hängt von der Komponente ab:

Ein Beispiel: Für 10.000 Sets mit drei Produkten brauchen Sie 30.000 Produkte; mit 3 % Reserve liefern Sie 30.900, mit 5 % entsprechend 31.500. Nicht verbrauchte Reserve geht mit den fertigen Sets zurück oder bleibt auf Wunsch bei uns eingelagert – im Protokoll steht die genaue Menge. Karten, Namensetiketten und Beileger ordnen wir nach Ihrer Empfängerliste zu, wenn sie sortiert beigestellt werden – gedruckt oder von Hand beschriftet wird bei uns nichts.

Was geschieht bei Fehlmengen und Bruch?

Fehlmengen und Bruch sind bei Aktionsware normal – entscheidend ist, dass sie früh sichtbar werden. Unser Ablauf ist immer derselbe: Die Abweichung wird beim Wareneingang oder an der Linie festgestellt, fotografiert, gebucht und Ihnen am selben Tag gemeldet. Dann entscheiden Sie:

• Aus der Reserve ersetzen: der häufigste Fall, wenn die Reserve ausreicht.
• Teilmenge fertigen: Wir konfektionieren so viele Sets, wie vollständig möglich sind, und stellen den Rest bis zur Nachlieferung zurück.
• Ersatzlieferung: Sie oder Ihr Lieferant schicken Ersatz; die Abholung organisieren wir.

Wie mit Bruch beim Transport und mit Fehlmengen kaufmännisch umgegangen wird, regeln wir im Angebot. Versprochen wird kein fehlerfreies Ergebnis, sondern ein prüfbarer Weg dorthin: Stückliste am Referenzmuster, freigegebenes Erstmuster, Abgleich alle 100 Sets, Waage je Set, Sichtprüfung jedes Stücks und ein Protokoll für jede Charge.

Was kostet die Lagerung von Komponenten und fertigen Sets?

Oft kommen Komponenten Wochen vor dem Serienstart, oder die fertigen Sets sollen bis zum Abruf bleiben. An unseren Standorten stehen rund 1.700 Palettenplätze bereit, davon 230 in Bludov, das auf Saisonware ausgelegt ist.

Richtwerte 2026 – unverbindlich. Ihr konkretes Angebot erhalten Sie nach Anfrage und Muster. Die Lagerung fällt je Set kaum ins Gewicht; teurer wird es, wenn die Linie wegen einer fehlenden Komponente warten muss und der Aktionstermin knapp wird.

Direkt vom Lieferanten oder über Ihr eigenes Lager?

Viele Unternehmen lassen zunächst alles ins eigene Lager oder zum Fulfillment-Dienstleister liefern und schicken es von dort gesammelt weiter. Das ist übersichtlich, kostet aber einen zusätzlichen Umschlag und meist mehrere Tage. Die Alternative: Ihr Verpackungshersteller und Ihre übrigen Lieferanten liefern direkt an uns, und Sie sehen den Stand über unsere Buchung. Eine Palette aus dem Raum Wolfenbüttel kostet als Stückgut rund 144 € je Richtung (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Welche Rolle Verpackungshersteller und Fulfillment-Dienstleister sonst übernehmen, vergleicht die Seite Dienstleister für Aktionsverpackung.

Wie starten Sie?

Schicken Sie uns Stückliste, Lieferantenliste mit Abholadressen und geplante Liefertermine. Wir stimmen Abholungen und Chargen ab und melden jeden Eingang. Mehr zum Ablauf steht unter So arbeiten wir, zur Leistung unter Geschenksets konfektionieren. Wie eine Stückliste aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber Referenzmuster und Stückliste; wer vom Aktionsstart rückwärts planen will, liest Aktionsverpackung für den Handel planen.